T2 - T6 08:00-17:00 (+84) 243 514 5866 - (+84) 082 979 3366
Email: taichinhmbfc@gmail.com

Xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả

xay-dung-he-thong-ke-toan-theo-truong-du-lieu

Vai trò của việc xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu vững mạnh đối với một doanh nghiệp vô cùng quan trọng, đặc biệt là những doanh nghiệp mới thành lập bởi nó giúp đảm bảo sức khỏe tài chính của doanh nghiệp. Vậy để xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu một cách hiệu quả thì doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

Vai trò của hệ thống kế toán theo trường dữ liệu đối với doanh nghiệp

Để xây dựng một doanh nghiệp mới thì việc setup hệ thống kế toán theo trường dữ liệu là một trong những nhiệm vụ khá nặng nề. Bởi hệ thống kế toán theo trường dữ liệu đóng vai trò vô cùng quan trọng trong một doanh nghiệp, nhưng việc triển khai, setup các trường dữ liệu lại không hề dễ dàng.

Vai trò của xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu trong doanh nghiệp:

  • Cung cấp thông tin về những hoạt động tài chính như lãi suất vay, nguồn vốn vay,….
  • Cung cấp thông tin về lượng hàng hóa tiêu thụ, khách hàng,….
  • Cung cấp thông tin về nguồn nguyên liệu, khấu hao, nhân công,….
  • Cung cấp thông tin hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính, doanh thu và lợi nhuận.
  • Bên cạnh đó, một hệ thống kế toán theo trường dữ liệu vững mạnh giúp hoạt động của doanh nghiệp ổn định và lâu dài.

Những việc doanh nghiệp mới thành lập cần làm để xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu hiệu quả

Việc xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu trong giai đoạn đầu mới thành lập của một doanh nghiệp là nhiệm vụ vô cùng quan trọng. Sau đây là các bước chuẩn bị cơ bản nhất để quy trình xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu mang lại hiệu quả tối ưu cho doanh nghiệp:

Bước 1: Tuyển dụng nhân sự kế toán

Thực tế rất nhiều doanh nghiệp mới thành lập hiện nay thường thuê một nhân sự kế toán bên ngoài, mỗi tháng đến công ty một vài ngày để xử lý toàn bộ các số liệu thu – chi, báo cáo thuế… nhưng điều này chỉ mang tính chất đối phó, nếu không may tuyển người có nghiệp vụ kém, làm việc thiếu trách nhiệm sẽ dẫn đến thất thoát, việc thu – chi, xuất – nhập, báo cáo của doanh nghiệp sẽ như một mớ bòng bong khó thoát ra được. Vì vậy, việc tuyển dụng nhân sự kế toán là vô cùng quan trọng.

Ngoài việc theo dõi sổ sách của doanh nghiệp theo định kỳ hàng tháng, hàng quý, hàng năm, kế toán của doanh nghiệp cần thành thạo các nghiệp vụ nhập – xuất dữ liệu, cập nhật liên tục những thông tin, dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp, có thể đọc hiệu các dữ liệu để đưa ra các cảnh báo rủi ro về kế toán, tài chính cho chủ doanh nghiệp.

Bước 2: Chọn phương pháp kế toán mà doanh nghiệp sẽ sử dụng

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp phải chọn ra phương pháp kế toán phù hợp với loại hình doanh nghiệp, quy định cơ cấu bộ phận, phòng ban, nhu cầu kinh doanh của mình, dịch vụ sẽ thuê ngoài cũng như những công cụ hỗ trợ phù hợp. Có hai phương pháp kế toán: kế toán theo cơ sở tiền mặt và kế toán theo cơ sở dồn tích.

Kế toán theo cơ sở tiền mặt ghi chép các khoản thu và chi tiền mặt khi chúng xảy ra mà không cần các khoản phải thu, phải trả. Còn kế toán theo cơ sở dồn tích ghi nhận doanh thu khi thu được nhưng chưa trả và ghi nhận phát sinh chi phí.

Có hai phương pháp kế toán là kế toán tiền mặt và kế toán dồn tích

Tiếp theo, doanh nghiệp cũng cần quy định trước chu kỳ kế toán và năm tài chính, thường bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 để tránh những sai sót không đáng có xảy ra. Cuối cùng, nhiệm vụ quan trọng không kém đó là chuẩn bị một tài khoản giao dịch ngân hàng để doanh nghiệp giao dịch trong quá trình kinh doanh.

Bước 3: Chọn phương pháp nhập dữ liệu kế toán

Bước này có vai trò rất quan trọng bởi trong quá trình doanh nghiệp hoạt động thì việc lưu chuyển chứng từ và sổ sách kế toán rất dễ phát sinh những sai sót không đáng có. Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần phải chọn nên sử dụng chương trình phần mềm kế hóa hay hệ thống sổ cái kế toán thủ công.

Việc chọn mua một hệ thống chương trình phần mềm kế toán thì vô cùng dễ dàng và giúp doanh nghiệp tránh được nhiều rắc rối hơn bởi người dùng không nhất thiết phải là một kế toán viên vẫn có thể sử dụng được. Chỉ cần chọn Quickbooks hoặc Peachtree cho các doanh nghiệp nhỏ hơn sẽ có hướng dẫn bạn cách thiết lập doanh nghiệp và biểu đồ tài khoản của doanh nghiệp, từ đó bạn có thể lập tài khoản cho từng loại hoạt động gồm chi phí, doanh thu và vốn chủ sở hữu.

Bước 4: Thiết lập phương pháp nhập chứng từ, hóa đơn và doanh thu.

Thiết lập phương pháp nhập chứng từ, hóa đơn và doanh thu là thiết lập các tham số xung quanh việc ai sẽ là người có nhiệm vụ nhập dữ liệu vào hệ thống kế toán, khi nào sẽ nhập dữ liệu và ai sẽ là người chịu trách nhiệm quá trình nhập dữ liệu đó.

Thiết lập phương pháp nhập chứng từ, hóa đơn và doanh thu

Viết các bước này xuống và dùng định dạng ánh xạ quy trình để ánh xạ chúng đồng thời kết hợp sử dụng máy tính bảng hoặc Microsoft Visio để vẽ đồ thị. Khi vạch ra được quy trình này, sẽ rất dễ dàng để huấn luyện mọi người cách làm theo quy trình của bạn và sẽ giúp bạn đi đúng hướng.

Qua bài viết trên, cho thấy việc xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu vững mạnh sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Chẳng hạn như, giúp quản lý nội bộ được tốt hơn, số liệu kế toán giảm thiểu sai sót, nhà quản trị tiết kiệm tối đa thời gian, đặc biệt những thông tin đáng tin cậy mà hệ thống kế toán theo trường dữ liệu mang lại giúp nhà quản trị đề ra được nhiều chiến lược để doanh nghiệp phát triển hơn nữa trong tương lai.

Nếu các bạn có phát sinh bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề xây dựng hệ thống kế toán theo trường dữ liệu hãy liên hệ ngay với các chuyên gia của tư vấn tài chính MBFC để được kịp thời giải đáp và tư vấn nhé.

 

Contact Me on Zalo